Yenilenen Express Aktarım (Stoksuz) Modülü Nasıl Kullanılır?
enilenen Express Aktarım(Stoksuz) Özellikleri Nelerdir?
Tek Tıkla Fatura Aktarımı
Express aktarım(Stoksuz) ile MikroGrup çatısı altındaki Paraşüt, Bizmu, Zirve Portal ve e-Portal’da yer alan tüm faturalar birkaç saniyede indirilebilir, kolayca muhasebeleştirilebilir. e-Arşiv faturalar, e-SMM makbuzları ve e-Müstahsil makbuzları, otomatik olarak sisteme iner. Fatura detaylarını görüntüleyerek muhasebeleştirme işlemi kolayca yapılır.
Tüm Faturalar Tek Ekranda
Faturaları tek bir ekrandan inceleyebilir, KDV oranı ve ürün/hizmet detayları dahil tüm bilgileri hızlıca görebilirsiniz.
Hesap Kodları Tanımlamak Çok Kolay
Muhasebeleştirme ayarları sayesinde hesap kodlarınızı bir kez tanımlamanız yeterli. Böylece entegrasyon işlemleri hızlı ve hatasız şekilde tamamlanır.
Otomatik Fiş Kaydı
“Muhasebeleştir” seçeneğiyle, fiş kaydı otomatik olarak “Genel Muhasebe” modülünde oluşturulur.
Gerçek Temassız Muhasebe Deneyimi
Karmaşık işlemlerle vakit kaybetmeye gerek yok. Tüm e-Belgeler saniyeler içinde aktarılır, muhasebeleştirme işlemleri hızla tamamlanır.
Bu yazımızda yenilenen stoksuz Express aktarım modülünden nasıl kullanılacağından bahsedeceğiz.
Modülü kullanmak için “Express Aktarım”, “Stoksuz Express Aktarım Fatura” modülüne tıklanır.
Express Aktarım Ayarları
“Stoksuz Express Aktarım Fatura” butonun tıklanmasıyla ekrana “Aktif e-Belge Portalları \ Uygulamalar bulunamadı. Lütfen Ayarlar > Express Aktarım Ayarları penceresinden gerekli bilgileri tanımlayınız.” uyarısı gelecektir. Gelen uyarı “Tamam” butonuna tıklayarak kapatılır.
Not: Öncesinde tanımlanan kullanıcı bilgileri varsa bu uyarı ekran gelmeyecektir.
Tamam butonuna tıklanmasıyla ekrana “Express Aktarım Ayarları” gelecektir. Express Aktarım Ayarları “e-Belge Portalları/ Uygulamalar” ve “GİB Servisleri” olmak üzere ikiye ayrılır.
e-Belge Portalları/ Uygulamalar alanından aktarım yapılanacak portal veya uygulama seçilir. Bu örnekte paraşüt uygulaması kullanılmıştır.
Ekrana gelen “Kullanıcı Adı”, “Şifre” yazıldıktan sonra “Firma” seçimi yapılır ve “Kaydet” butonuna tıklanır.
“Gib Servisleri” alanından ise gelen yada gönderilen e-Arşiv faturaları indirmek için “GİB e-Belge” butonuna tıklanır.
Ardından e-Beyanname “Kullanıcı Adı” ve “Şifre” yazılarak “Kaydet” butonun tıklanır.
Kullanıcı bilgilerinin kaydedilmesiyle “Fatura İndirilecek Uygulamalar” alanında indirme işleminde kullanılacak uygulamalar görüntülenecektir. Bu alandan hangi uygulamadan faturaların indirilmesi isteniyorsa ilgili seçim ya da seçimler yapılmalıdır.
Not: GİB e-Belge şifrelerinin girilmesiyle birden fazla GİB servisinden indirme esnasında tarama yapılır. Mükerrer olan faturalarda sadece bir tanesi indirme ekranına yansıtılır.
Muhasebeleştirme Ayarları
Aktarım ayarları tamamlandıktan sonra “Ayarlar”, “Muhasebeleştirme Ayarları” butonun tıklanır.
Açılan ekranda yer alan “Alış Türü Belgeler” ve “Satış Türü Belgeler” alanlarına indirilen faturalar için kullanılacak muhasebe hesap kodları tanımlanmalıdır. Örnekte alış faturaları indirileceği için “Alış Türü Belgeler” alanında yer alan muhasebe hesap kodları tanımlanacaktır.
“Matrah ve Vergilerin Hesap Kodu” alanından KDV oranlarına göre matrah hesap kodları, KDV hesap kodları ya da faturanın içerisinde bulunan diğer vergi veya indirim oranları için hesap kodları yazılır.
“Detaylı Tevkifat Hesap kodu” alanından KDV oranlarına göre tevkifat matrah hesap kodları, tevkifat KDV hesap kodları yazılır.
Kapatılacak hesap kodunu belirtmek için “Detaylı Hesap Kapatma” sekmesine tıklanır, uygulanması istenen hesap kapatma seçeneği işaretlenir.
“Akıllı Muhasebe Ayarları” sekmesinden fatura türüne veya açıklamada geçen kelimelere göre otomatik hesap kodu ataması yapılabilir. Bu işlem için “Ekle” butonuna tıkladıktan sonra, muhasebe hesap kodlarının hangi kriterlere göre otomatik atanacağı belirlenerek tablo doldurulur. Örneğin, İnternet satışı açıklaması olan bir fatura için “Fatura açıklamasına” İnternet satışı yazılır ve Hesap kodları alanına “Matrah Hesap Kodu” ve “Vergi Hesap Kodu” yazılır.
“Diğer Ayarlar” sekmesinde ise muhasebeleştirme ile ilgili seçenekler yer almaktadır.
Gerekli muhasebeleştirme ayarları yapıldıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklanarak ayarlar kaydedilir.
Faturaların İndirilmesi ve Muhasebeleştirilmesi
Faturaların İndirilmesi
“Ay Seçimi” alanından faturaların indirilmesi istenen ay seçimi yapılır. Ardından “Gelen” ya da “Gönderilen” seçimi yapıldıktan sonra “Faturaları İndir” butonun tıklanır.
Not: İndirilen faturalar içerisinde daha önceden muhasebeleştirilen faturalar indirildiği anda tabloda yeşil renkte görüntülenecektir.
İndirilen faturalar tabloda görüntülenecektir.
Muhasebeleştirme ayarlarında ilgili muhasebe hesap kodları tanımlandığı için faturalar indirildiği an itibariyle otomatik tanımlanmaktadır. İsteğe bağlı olarak ekranın sol alt köşesinden değişiklik yapılabilir.
Fatura Ön İzleme ve Yazdırma Özelliği
İndirilen faturaları görüntülemek için fatura satırlarında yer alan “Fatura Önizleme” simgesine tıklanması yeterlidir. Böylelikle yeni bir pencerede fatura görseli gelecektir.
Aynı zamanda “Fatura Önizleme (F12)” butonuna tıklayarak aynı ekran üzerinden ön izleme yapılabilir.
Fatura Önizleme butonuna tıklandığında fatura görseli aynı ekranda yer alacaktır. Bu ekran “Sabitle” simgesine tıklayarak sabitlenebilir ve faturalar arasında geçiş yapıldığında geçiş yapılan faturaya ait bilgiler gelir. Aynı zamanda istenirse fatura görseli sürükleyerek tam ekran haline getirilebilir.
Seçilen fatura yada faturalar “Faturaları Yazdır” butonuna tıklayarak toplu olarak yazdırılabilir.
Aynı zamanda Zirvenet > Express Aktarım> Firma > Gelen(Alış)/Giden(Satış) klasörü içerisinden faturalara ait HTML ve PDF formatında görseller kaydedilecektir. Bu alandan da faturalara ulaşılabilir.
Faturaların Muhasebeleştirilmesi
Muhasebe hesap kodları satırlara tanımlandıktan sonra muhasebeleştirilmek istenen faturalar seçilir ve “Fiş Kesme Biçimi”, “Fiş Türü” seçimleri yapıldıktan sonra “Muhasebeleştir” butonuna tıklanır.
Muhasebeleştirme işlemi tamamlandıktan sonra tablodaki faturalar “Yeşil” renkte görünecektir.
Oluşturulan muhasebe fişi görmek için “Fişe Git” butonuna tıklanması yeterlidir.
Böylelikle fiş işlemlerinde yer alan fişler görüntülenebilir.
Express Aktarım Fatura (Stoksuz) Modülünde Yer Alan Diğer Özellikler
Faturaları indirme muhasebeleştirme işlemlerinde sürekli firma değişikliği yapmadan “Firma Listesini Göster” ya da “Firmalar” alanından diğer firmalara hızlı bir şekilde geçiş yapılabilir.
“Diğer İşlemler”, “Fatura XML’i Göster” butonuna tıklayarak faturaların XML formatı kontrol edilebilir.
“e-Arşiv Excel” butonu aracılığıyla Excel formatında ki e-Arşiv faturalar modüle aktarılabilir.
Not: GİB sayfasında alınan Excel formatı programa entegre edildiği için Excel formatında değişiklik yapılmasına gerek yoktur.
“Fatura Filtreleme” alanı ile istenilen seçeneğe göre faturalar kontrol edilebilir.
Tabloda yer alan sütün başlıklarına tıklayarak görüntülemek istenilen faturalara göre filtreleme yapılabilir. Aynı zamanda sütunların yeri kullanıma göre değiştirilebilir. Bunun için mouse ile sürüklemesi yeterlidir.
Tablodayken mouse ile sağ tıklandığında ekranda yer alan seçenekler kullanılabilir.
